Wie viel Essen 400 Gäste brauchen, und wer es warm an den Tisch bringt

In Nürnberg reichte die Schlange am Buffet um zwanzig vor acht bis zur Garderobe, während vorne eine Kraft Reis schöpfte und hinten das Fleisch kalt wurde. Laura Frank und Christian Tran hatten 90 Minuten fürs Essen eingeplant, so wie es im Ablaufplan stand. Gebraucht haben sie fünf Stunden. Der Zeitplan war in Ordnung. Es gab nur ein Buffet.

90 Minuten Buffet gelten für eine Linie und hundert Gäste

weddingstyle.de setzt für ein Buffet 60 bis 90 Minuten an und für ein serviertes Menü 120 bis 150. Diese Werte gelten dort für eine Ausgabelinie und für 60 bis 100 Gäste. Bei 400 stimmt daran nur noch die Einheit.

Eine Linie schafft im besten Fall 100 Gäste je Stunde, im schlechtesten 40, in der Mitte rund 70. Für 400 Gäste braucht eine einzelne Linie damit knapp sechs Stunden. Die Umrechnung ist meine, weddingstyle.de nennt nur die Minuten.

Die Zahl der Stellen, an denen gleichzeitig geschöpft wird, entscheidet, wann alle gegessen haben.

Fünf Ausgabestellen sind bei 400 Gästen die Untergrenze

Eine Ausgabestelle ist jede Stelle, an der ein Gast sich Essen nimmt, und eine acht Meter lange Tafel mitten im Raum bedient zwei Reihen, zählt also doppelt. Zwei davon an zwei Enden des Saals, dazu eine Suppenstation.

Zwei Buffets an derselben Wand ergeben dagegen weiterhin zwei.

Die Tafeln brauchen Platz: die SAALBAU Nied in Frankfurt lässt auf 995 Quadratmetern höchstens 1.008 Personen zu, rund einen Quadratmeter je Person. Was das Buffet belegt, fehlt den Tischen.

Wie viel Fläche 400 Gäste mit ihren Tischen binden, rechnet der Flächenbeitrag vor: wie viele Gäste auf einen Quadratmeter passen

• Ein Buffet an der Wand, weil nur eine Seite begehbar bleibt
• Ein einziger Tellerstapel am Anfang der Linie
• Nachschub aus einer Küche zwei Etagen tiefer
• Die Suppe in der Mitte, weil dort jeder stehen bleibt

Wo das Essen im Abend liegt, steht im Ablaufbeitrag: wann das Essen im Abend liegt

Essen und Trinken kosten zwischen 69 und 242 Euro je Gast

Die einzige öffentlich belegte Aufstellung je Kopf steht bei weddyplace.com, Stand 11.11.2024. Fünf Positionen, und die Spannen sind so weit, dass bei 400 Gästen ein Mittelklassewagen dazwischenpasst. Es sei ein Querschnitt mittelgroßer Hochzeiten mit 50 bis 100 Gästen, schreibt der Anbieter selbst.

Wie sich diese Positionen zum Gesamtbudget verhalten, steht nebenan: was ein Abend mit 400 Gästen insgesamt kostet

Ohne Alkohol fällt die 30-Euro-Pauschale weg, und nichts ersetzt sie

In neun geprüften Portalen kommt das Wort alkoholfrei kein einziges Mal vor. Getränke stehen dort pauschal mit 30 Euro je Person, bei weddyplace als 30 Euro Essen plus 30 Euro Getränke. Diese Zahl setzt Wein und Bier voraus.

Gefragt wird trotzdem. Im hochzeitsforum.org laufen Fäden unter „Hochzeit ohne Alkohol praktische Getränkeplanung“ und „Alkoholfreie Weine für die moderne Hochzeit“, und Mengen stehen in keiner Antwort darunter.

Eine Getränkepauschale von 30 Euro je Person kostet dich bei 400 Gästen 12.000 Euro, auch ohne einen Tropfen Alkohol. Lass nach Verbrauch abrechnen und schreib es in den Vertrag.

Kaffee und Tee kommen obendrauf und brauchen Geräte statt Kästen. Linh Tran hat in Nürnberg die Getränke übernommen und zwei Wochen vorher eine zweite Kaffeemaschine dazubestellt.

Halal planst du am Einkauf, lange vor der Küche

Wer alles Fleisch halal einkauft, hat die warme Linie erledigt. Danach kippt es noch an vier Stellen: Alkohol in Saucen, Gelatine in Desserts, Speck in der Gemüsebeilage und die Fritteuse. Diese vier Punkte gehören in den Vertrag.

Halal steht in keiner Kennzeichnungspflicht. Die 14 kennzeichnungspflichtigen Stoffe stehen in Anhang II der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011, darunter Gluten und Sellerie. Schweinefleisch und Alkohol sind es nicht.

Artikel 44 derselben Verordnung verlangt die Allergenangabe auch für unverpackte Ware, und ein Buffet ist unverpackte Ware. Verantwortlich dafür ist der Caterer als Lebensmittelunternehmer. Im hochzeitsforum.org fragt jemand nach einem Gast mit Fructoseunverträglichkeit, und bei 400 Gästen klärst du das über das Allergenblatt, im Zweifel über die Lebensmittelüberwachung deiner Stadt.

• Eigene Kellen je Behälter, niemals eine für zwei
• Halal und nicht halal an zwei Stationen mit Abstand
• Vegetarisch und vegan in eigenen Behältern statt am Plattenrand
• Ein Blatt mit allen 14 Allergenen je Gericht, am Anfang der Linie

Beim Personal nennt dir niemand eine Zahl

Ich habe nach einer Zahl je Tisch gesucht und nach einer Zahl je hundert Gäste. Im deutschsprachigen Netz steht keine. Neun Portale und die Foren dazu, kein einziger Personalschlüssel. In den Foren steht die Frage dreimal: „Erfahrung mit externem Barpersonal?“, „Gedanken zu Servicepersonal“ und „Essen/Getränke für Dienstleister“. Darunter steht Trost. Wer die Zahl kennt, ist der Caterer, und er nennt sie erst, wenn du danach fragst.

Nimm die 400 Euro von weddyplace einmal ernst. Der Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro je Stunde, 400 Euro sind knapp 29 Arbeitsstunden. Wer um 16 Uhr aufbaut und um 1 Uhr die Gläser wegräumt, arbeitet neun davon. Für 40 Tische bleiben drei Kräfte, vor Arbeitgeberanteil und Aufschlag. Das trägt nicht.

Frag jeden Caterer nach seinem Personalschlüssel je Tisch. Wer keine Zahl nennt, hat 400 Gäste noch nie bewirtet.

18 Kräfte und 400 Gäste sind 418 Personen im Saal, und manche Behörde zählt das Personal mit.

Ob das bei deinem Saal gilt, steht auf dem Blatt vom Bauamt: ob dein Servicepersonal in die genehmigte Zahl zählt

Die Band, der Fotograf, die Fahrer und der Service essen mit

Zu den 400 Gästen kommen Leute, die auf keiner Gästeliste stehen. Ab dem Nachmittag sind sie da und arbeiten neun Stunden, und ihr Essen wird fast nie gerechnet.

• Die Band mit ihren Technikern, sechs bis acht Personen
• Fotograf, zweiter Fotograf und der Videograf
• Die Servicekräfte, in dieser Rechnung 18
• Fahrer, Garderobe und Einlass am Haupteingang

Rechne mit rund 30 zusätzlichen Essen, bei 30 Euro je Gedeck sind das 900 Euro. In den Vertrag gehören der Preis und der Zeitpunkt: die Band isst vor dem Auftritt, der Fotograf während des Buffets.

Kürzen wirkt beim Essen anders als bei der Deko. Auf großen Familienfesten steht das Buffet für die Familie, im fränkischen Dorf wie in einer arabischen Großfamilie. dugun.com beziffert für die Türkei am 08.07.2026 eine Feier für 200 Personen mit 440.000 Lira, davon 300.000 für Saal und Organisation samt Essen. Saal und Essen sind dort der mit Abstand größte Block, und dieser Anteil ist übertragbar.

Wer bei 400 Gästen am Essen spart, spart sichtbar.

Drei Wochen vorher will der Caterer eine Zahl, die es noch nicht gibt

Die Checkliste von weddingstyle.de setzt drei bis vier Wochen vorher die finale Gästezahl an, dazu Menüwahlen und Unverträglichkeiten. Bei 60 Gästen passt das. Bei 400 treffen die letzten Zusagen rund zwei Wochen vorher ein, und der Widerspruch löst sich nur über einen Korridor, den der Caterer dir schriftlich zugesteht.

Welche Zahl gerade gilt, gehört an eine Stelle, die beide Familien sehen, in SOFRANDA oder in einer geteilten Tabelle.

Wie 400 Zusagen überhaupt zusammenkommen, steht nebenan: wie ihr 400 Zusagen einsammelt und nachhaltet

Was passiert, wenn du die Zahl später senkst, hängt an einer Klausel: was die Mindestabnahme im Cateringvertrag bedeutet

Zwölf Fragen, die du dem Caterer vorher schickst

Ein Vorgespräch dauert selten länger als eine Stunde, die Hälfte davon geht für Geschmack drauf. Schick diese zwölf Zeilen vorher per Mail, dann bringt er Zahlen mit.

• Wie viele Ausgabestellen baust du für 400 Gäste auf?
• Von wie vielen Seiten ist jede Tafel begehbar?
• Wie viel Gramm Fleisch und Beilage rechnest du je Gast?
• Wie hältst du warm, und wie viel Strom brauchst du dafür?
• Wie lange dauert die Ausgabe, und woher weißt du das?
• Was passiert, wenn 30 Gäste mehr kommen als gemeldet?

Die zweite Hälfte betrifft Geld und Personal.

• Wie viele Servicekräfte stellst du je Tisch?
• Ab wann sind sie da, und bis wann bleiben sie?
• Rechnest du Getränke pauschal ab oder nach Verbrauch?
• Was kostet ein Essen für Band, Fotograf und Fahrer?
• Wer kennzeichnet die 14 Allergene, und auf welchem Blatt?
• Bis wann darf ich die Zahl senken, und um wie viel?

Die 18 stammt aus der Rechnung weiter oben. Im deutschsprachigen Netz gibt es nichts, woran du sie prüfen könntest, und ich habe neun Portale abgesucht. Nimm sie trotzdem mit ins nächste Gespräch, denn wer dir eine höhere Zahl nennt und sie begründet, hat so einen Abend erlebt.