Was eine Hochzeit mit 400 Gästen wirklich kostet

12.000 Euro steht auf der einen Seite, 20.000 Euro auf der anderen. Dazwischen liegen zwei weitere Portalzahlen, und keine davon passt auf deinen Abend. Die eine, die dazuschreibt, welche Feier sie meint, rechnet mit 50 bis 100 Gästen. Wer 400 Leute in einen Saal stellt, braucht eine andere Zahl, und die steht nirgends.

Die 14.297 Euro beschreiben eine Hochzeit mit 80 Gästen

WeddyPlace nennt diesen Durchschnitt und schreibt an anderer Stelle selbst dazu, worauf er beruht. Die Einzelpreise seien ein Querschnitt mittelgroßer Hochzeiten mit 50 bis 100 Gästen. Damit ist der Wert ein Szenario mit einer Gästezahl, und deine liegt fünfmal so hoch.

Ein Portal widerspricht sich dabei selbst. WeddyPlace nennt auf drei eigenen Seiten drei Durchschnitte: 14.297 Euro, circa 14.300 Euro und 14.563 Euro. Die ersten beiden berufen sich auf die eigene Studie von 2023, der dritte auf die von 2022. Zwei dieser Seiten wurden am selben Tag aktualisiert, am 31.01.2024.

Eine deutsche Kostenerhebung mit offengelegter Stichprobe und Erhebungsjahr ist öffentlich nicht auffindbar. Das Statistische Bundesamt erhebt Hochzeitskosten nicht. Es zählt die Trauungen: 348.813 Eheschließungen im Jahr 2025, der niedrigste Stand seit Beginn der Zeitreihe 1950. Wer dir einen Durchschnitt nennt, nennt dir die Schätzung eines Portals.

Die Foren helfen dir an dieser Stelle auch nicht weiter. In den rund 200 zuletzt und bestbewerteten Beiträgen von reddit.com/r/Hochzeit ist die größte je genannte Gästezahl 120. Der meistgeklickte Kostenbericht dort heißt „Kosten unserer Hochzeit mit 50 Personen“. Bei 50 Personen liegen über 60 Prozent des Budgets fest, bevor der erste Gast zugesagt hat. Bei 400 sind es keine 17 Prozent. Du liest dort also Erfahrungen aus einer Rechnung, die mit deiner nichts zu tun hat.

Dein Budget hat zwei Töpfe, und nur einer wächst mit

Dreh die Rechnung um: statt einer Gesamtsumme mit Durchschnitt obendrauf nimmst du zwei Größen. Der Fixblock steht unabhängig von deiner Gästezahl, die Kopfpauschale multiplizierst du mit ihr. Der DJ spielt für 400 Leute genauso lange wie für 80, das Essen dagegen wird fünfmal bestellt.

• Der Fotograf arbeitet einen Tag, ob 80 oder 400 Leute im Saal sitzen
• DJ oder Band spielen einen Abend, mit einer Anlage und einer Gage
• Die Eheringe bleiben zwei Stück
• Die Gebühr am Standesamt hängt an eurer Trauung und wächst nicht mit deiner Gästeliste
• Brautkleid, Anzug, Frisur und Make-up hängen an zwei Personen
• Die Saalmiete gilt für den Abend und nicht je Gedeck
• Deko am Eingang und auf der Bühne bleibt dieselbe, egal wie viele daran vorbeigehen

Alles andere hängt an deiner Gästezahl, und die bewegt sich bis zuletzt. SOFRANDA zählt dir die Köpfe mit, mit denen du multiplizierst.

Jeder Gast kostet dich zwischen 78,30 und 279 Euro

Diese Spanne entsteht, wenn du acht Posten addierst, die alle je Person anfallen. Unten sitzt ein Buffet mit Fassgetränken, oben ein Menü mit offenem Ausschank. Der Faktor zwischen beiden Enden ist 3,6.

Ob 30 Euro je Menü bei 400 Portionen überhaupt warm am Tisch ankommen, ist eine eigene Frage. wie viel Essen 400 Gäste brauchen

Der Fixblock liegt zwischen 6.225 und 31.575 Euro

Diese Summe bezahlst du, bevor der erste Gast den Saal betritt. Darin stecken Dienstleister, Gebühren, Ringe und Outfits. Acht große Posten daraus stehen unten, den Rest tragen Blumen, Trauredner, Hochzeitsauto und Deko.

Für einen Saal mit 400 Plätzen trägt die Zeile mit den 5.000 Euro nichts. Die SAALBAU Frankfurt etwa veröffentlicht ihre Mietpreise nicht und vermietet nur auf Anfrage, und einen veröffentlichten Mietpreis für 400 Personen haben wir nirgends gefunden. Hol dir ein schriftliches Angebot für deinen Saal, bevor du weiterrechnest. Bis dahin ist dieser Posten in deiner Rechnung geraten.

Wie viele Quadratmeter 400 Personen überhaupt brauchen, entscheidet mit, bei welchen Sälen du anfragst. wie viel Fläche 400 Gäste brauchen

So sieht die Rechnung von 80 bis 600 Gästen aus

Fixblock plus Kopfpauschale mal Gästezahl, mehr steckt nicht dahinter. Bei 400 Gästen stehen unten 37.545 Euro und oben 143.175 Euro. Die linke Spalte nimmt jeden Posten am unteren Rand, die rechte am oberen. Deine echte Zahl liegt dazwischen, und je größer deine Feier, desto stärker zieht die Kopfpauschale sie nach oben.

Familie Wagner lädt 380 Personen nach Leipzig ein, Familie Demir 420 in einen Saal derselben Größe. Beide rechnen mit denselben zwei Größen und liegen am Ende rund 3.100 Euro auseinander. Das sind 40 Gedecke, sonst nichts.

Pro Kopf wird es billiger, insgesamt dreimal so teuer

Beide Sätze stimmen zur selben Zeit, und deshalb reden alle aneinander vorbei. Von 80 auf 400 Gäste fällt der Preis je Gast von 156 auf 94 Euro. Die Gesamtsumme steigt im selben Schritt von 12.489 auf 37.545 Euro.

Der Grund steht in der Tabelle daneben. Bei 80 Gästen ist knapp die Hälfte deines Geldes fix, genau 49,8 Prozent. Bei 400 sind es 16,6 Prozent, bei 600 noch 11,7 Prozent. Ab etwa 200 Gästen wird deine Hochzeit ein Mengengeschäft.

Ab 200 Gästen wird dein Budget zur Multiplikation: Jeder zusätzliche Kopf kostet dich mindestens 78,30 Euro.

Wenn zwei Familien einladen, hängt an dieser Multiplikation auch die Frage, wer welchen Anteil trägt. wer zahlt, wenn zwei Familien einladen

Wo bringt Sparen bei 400 Gästen etwas?

Nicht beim Fotografen, und genau den streicht jeder Ratgeber zuerst. Bei 80 Gästen wäre das richtig, bei 400 verschenkst du damit Zeit. Rechne die Gage einmal auf den Kopf herunter, dann siehst du es.

Onkel Michael wird dir sagen, dass 400 Gäste zu viele sind. Rechne ihm die letzten 100 davon vor: 7.830 Euro, ein Fünftel deiner sparsamen Gesamtsumme. Danach dreht sich das Gespräch um das Menü.

Was diese Rechnung nicht enthält

Vier Lücken bleiben, und jede kann bei 400 Gästen vierstellig werden. Sie stehen hier offen, weil eine geschätzte Zahl an dieser Stelle schlechter wäre als eine leere.

Bevor du anzahlst, lies nach, was in deinem Saalvertrag über das Storno steht. warum die Stornoklausel oft unwirksam ist

Bei 400 Gästen entscheidet der Kopfpreis über dein Budget, und der Kopfpreis steht im Cateringangebot.

Setz dich mit zwei Zahlen hin: deinem Fixblock und deiner Kopfpauschale. Multipliziere die zweite mit deiner Gästezahl und addiere die erste. Wenn deine Kopfpauschale unter 78,30 Euro bleibt, fehlt dir ein Posten.