Wann du den Sitzplan machst, wenn 400 Zusagen dranhängen

Elf Monate vor dem Termin steht der Saal fest, und im Sitzplan steht kein einziger Name. So gehört es sich. Wer im Oktober 400 Gäste auf Stühle setzt, macht dieselbe Arbeit im Februar noch einmal und im April ein drittes Mal. Der Sitzplan hat drei Anfänge.

Zu früh geplant heißt dreimal geplant

Ein fertiger Sitzplan hält genau so lange, wie die Gästeliste still steht. Bei 600 Eingeladenen bewegt sie sich bis in die letzte Woche, weil ein Umschlag an einen Haushalt geht und die Antwort für vier Personen gilt. Jede frühe Fassung wird von der nächsten Zusagerunde überschrieben.

Zu spät bricht an anderer Stelle: am Druck und an der Küche. Vierzehn Tage vorher will der Caterer eine Zahl, und ein Aushang mit 400 Namen entsteht nicht über Nacht. Zwischen beiden Terminen bleiben dir keine zwei Wochen für 40 Tische.

Wann sagen die Ratgeber, dass du anfangen sollst?

Drei deutsche Portale nennen drei Fenster, und zwei davon widersprechen sich offen. vonjacob.de schreibt „spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Hochzeit“, hochzeitsportal24.de schreibt „frühestens einen Monat vor der Hochzeit“. Beide meinen dieselben Tage, der eine als letzte Frist, der andere als Startverbot.

Keines dieser Fenster ist für 400 Zusagen gerechnet. Bei 40 Tischen brauchst du allein für den ersten Durchgang zwei Abende, und Cousine Katrin aus Hannover meldet sich erst, wenn du sie anrufst. Teil die Arbeit deshalb auf drei Termine auf, statt nach einem Starttag zu suchen.

Tische stellst du nach Zahlen, Namen setzt du erst nach der letzten Zusagerunde.

Dein Rückwärtsplan, vom Saalvertrag bis zum Aushang

Zwei Termine gehören dir nicht: die Frist des Caterers und der Drucktermin. Trag diese beiden Daten zuerst in den Kalender, danach erst die eigenen Schritte. Alles Übrige schiebt sich dann von selbst an die richtige Stelle.

Was du fragst, sobald der Saalvertrag unterschrieben ist

Der Saal rückt seine Zahlen erst nach der Unterschrift heraus. Vorher hörst du „Platz für 500“, und diese Auskunft zählt Stühle statt Quadratmeter. Nimm einen Zollstock mit zur Begehung und stell diese Fragen, bevor du den ersten Kreis zeichnest.

• Wie viele runde Tische mit 1,80 m Durchmesser habt ihr wirklich vorrätig?
• Welche Tischgrößen gibt es sonst, und wie viele davon?
• Wo stehen Säulen, und wie breit sind sie an der Basis?
• Wie breit müssen eure Servicewege zwischen den Tischen bleiben?
• Wo sitzen die Steckdosen für Musik, Licht, Leinwand und Nebelmaschine?
• Ab wann kostet Umstellen extra, und wann ist der letzte Änderungstermin?
• Für wie viele Personen ist dieser Raum genehmigt?

Die Maße aus diesem Termin entscheiden, wie viele Tische überhaupt in den Raum passen. welche Abstände zwischen zwei Tischreihen frei bleiben müssen

Acht Wochen vorher stellst du Tische ohne Namen

Acht Wochen vorher kennst du deine Tischzahl auf zwei Tische genau. Die Namensliste wächst bis in die letzte Woche weiter. Zeichne den Saal jetzt fertig, mit Bühne, Tanzfläche, Buffet, Bar und dem Eingang. Vierzig nummerierte Tische stehen darin, und kein einziger Gast sitzt schon.

Die Reihenfolge hat einen handfesten Grund. Ein falsch gestellter Tisch kostet dich einen Meter Gang und den Weg zum Buffet. Ein falsch gesetzter Gast kostet dich zehn Sekunden. Verschiebst du erst die Namen und danach die Tische, machst du beide Arbeiten zweimal. Ein Programmpunkt mit Geldgeschenken, ob Gratulationsrunde am Brauttisch, Geldtanz oder Takı, braucht zusätzlich eine eigene Fläche und einen Aufruf nach Tischnummern. Beides hängt am Grundriss und übersteht jede Zusage, die noch hereinkommt.

Vierzig leere Tische sehen nach halber Arbeit aus und sind ein fertiger Grundriss. SOFRANDA hält Saal und Gästeliste in derselben Quelle, deshalb stehen Tische schon, bevor der erste Name feststeht. Auf Papier geht das genauso, solange der Plan in echten Metern gezeichnet ist.

Sechs Wochen vorher rufst du die an, die nie geantwortet haben

Sechs Wochen vorher hast du auf 600 Umschläge rund 300 Antworten. Schweigen ist in vielen großen Familien eine eigene Antwort: Onkel Daniel kommt selbstverständlich und hat es nur nie gesagt. Diese Runde telefonierst du ab, sonst rechnest du mit Zahlen, die niemand bestätigt hat.

1. 1

   Die Liste nach Haushalten sortieren

   Ein Anruf klärt vier Personen auf einmal. 600 Gäste sind rund 180 Haushalte, und die schaffst du an zwei Abenden.

2. 2

   Die zwei Familienseiten getrennt abarbeiten

   Die Brautseite ruft die Brautseite an. Sieht Tomasz Lewandowski eine unbekannte Nummer aus der Familie Becker, kostet dich das fünf Minuten Erklärung vor der eigentlichen Frage.

3. 3

   Nach der Kopfzahl fragen statt nach einem Ja

   „Kommt ihr?“ bringt ein Ja. „Mit wie vielen kommt ihr?“ bringt eine Zahl, und Familie Becker antwortet dann mit vier statt mit einem Nicken.

4. 4

   Kinder mit Alter erfassen

   Ein Zweijähriger zählt beim Essen mit und sitzt trotzdem auf dem Schoß. Ohne Alter planst du Plätze ein, die den ganzen Abend leer bleiben.

5. 5

   Sonderessen sofort notieren

   Vegetarisch, glutenfrei, ohne Nüsse, halal oder koscher. Der Caterer will diese Namen samt Tischnummer, eine Summe reicht ihm nicht.

6. 6

   Fünf Prozent Puffer stehen lassen

   Bei 400 Zusagen sind das 20 Plätze, also zwei Tische, die du frei hältst. Unangemeldete Gäste kommen, und sie kommen selten allein.

Die Anrufe bringen dir Zahlen, und die müssen in eine Liste, die 400 Namen trägt. wie du 400 Namen nach Haushalten statt nach Personen ordnest

Zwei Wochen vorher steht die Kopfzahl, und sie steht fest

Die härteste Frist im ganzen Plan setzt die Küche. Taste Frankfurt schreibt: „14 Tage vor der Hochzeit muss die finale Zahl stehen.“ vonjacob.de setzt für die finale Liste eine Woche an, schau also in deinen eigenen Vertrag.

Nach oben nimmt die Küche zusätzliche Gäste oft noch an. Nach unten bleibt die Zahl stehen. Ware für 420 Personen ist bestellt, und du bezahlst sie auch dann, wenn am Samstag 390 Gäste kommen.

Genau in diesen letzten zwei Wochen kommen die Absagen, gegen die der Zeitplan nicht mehr hilft. was du machst, wenn zehn Tage vorher acht Leute absagen

Wann gibst du Aushang und Tischkarten in den Druck?

Zehn Tage vorher, also direkt nach der Frist des Caterers. Ein A1-Bogen trägt bei 26 pt Schrift rund 180 Namen, ein A0-Bogen rund 420. Für 400 Gäste heißt das ein A0 oder zwei A1 nebeneinander. Ein Copyshop vor Ort druckt A1 oft am selben Tag, beim Onlinedruck kommt der Versand dazu.

Wer am Tag 21 druckt, druckt zweimal. Der zweite Bogen kostet dasselbe wie der erste, und 40 alte Tischkarten wandern in den Müll. Zwischen der Caterer-Frist und der Feier liegen zehn ruhige Tage, in denen sich fast nichts mehr bewegt.

Das Format entscheidet, ob 300 Leute am Eingang lesen können oder sich stauen. wie groß die Schrift auf dem Aushang für 300 Gäste sein muss

Was du am Vorabend noch änderst

Am Vorabend tauschst du Tischkarten und sonst nichts. Eine Nummer vom Aushang bleibt stehen, auch wenn Tisch 17 nur noch zu sechst besetzt ist. 400 Gäste suchen am nächsten Abend genau diese Nummer, und wer durch den Abend führt, ob Moderator, DJ oder Anonsçu, ruft die Gäste danach tischweise auf.

Ein leerer Stuhl fällt am Abend niemandem auf, eine falsche Tischnummer allen.

Ab dem Moment, in dem der Aushang hängt, ist die Tischnummer eine Adresse.

Vier Situationen, in denen der Zeitplan kippt

Ein Termin in vier Wochen, eine zweite Feier am Vorabend, die Frage nach der Stuhlgenauigkeit und 60 fehlende Zusagen. Diese vier Fälle werfen den Rückwärtsplan durcheinander. Die Antworten gehen von 300 bis 600 Gästen und einem gebuchten Saal aus.

Ein Grenzfall bleibt: der Saal wird sechs Wochen vorher frei, weil ein anderes Paar abgesagt hat. Begehung, Tischplan, Zusagerunde und Druck fallen dann in dieselben zwölf Tage. Miss trotzdem zuerst, setz danach die Tische und ruf erst zuletzt an. Die Reihenfolge bleibt, auch wenn dir die Wochen fehlen.